この記事は運送会社の現役の配車事務員さんが書いています。
配車事務とは、運送会社で配車係のお手伝いをするような仕事です。
運送会社と聞けば、男性の多い職場というイメージかもしれませんが、配車事務なら女性が多く活躍しています。
私自身も女性ですが、配車事務歴は10年と少しです。
私の経験談やリアルな実情を含め、配車事務の仕事内容から転職のコツまでまとめました。
配車事務は向いていないと長くは続きません。
向き不向きは性格診断テストで調べることができます。
応募する前に必ずチェックすることをおすすめします。
配車事務とはどんな仕事？
配車係がドライバーへの割り振りなどを決めます。
そして、その割り振った仕事内容をパソコンでまとめたり、書類を作成します。
また、取引先へFAXやメールで連絡をしたり、依頼書を管理したりします。
電話対応などもしています。
私が勤めている運送会社は、一般貨物運送をしているのですが、事務と配車事務を兼任しています。
トラックの台数も少ない小さな運送会社なので、一般的な事務の仕事に配車事務をプラスしているような感じです。
配車係からの指示に従って書類を作成したり、連絡をとるくらいなので特に特別な資格なども必要ありません。
簡単なパソコン操作ができれば十分だと思います。
配車事務の1日の流れとは
配車事務の1日の流れは、配車担当との打ち合わせからスタートします。
（会社によってやり方は色々あるので、私の勤めている会社での流れになります。）
新規の運送依頼などの状況をまとめて、ファイルにしたりパソコンに入力したりします。
地図が必要な場合は、住所から詳細な地図を出力してドライバーに渡します。
配車係のサポート、受領書を郵送したり取引先への連絡などもしています。
ドライバーが無事に荷物を運んで帰ってくれば、それをチェックします。
そういった業務をしていると1日が終わる感じです。
だいたい決まった内容になってきますが、新規取引先が増えればそれに伴い業務が増えてきます
配車事務の覚えることとは
配車事務の覚えることは、取引先や配送先、社内で覚えておきたいのはドライバーの名前やトラックの種類などです。
パソコンで入力したり資料を作る場合は、ワードやエクセルの基本操作ができるといいでしょう。
配車係からの指示を受けて、できるだけわかりやすくまとめられるように工夫しています。
地図を出力したりしていると、自然と地理にも詳しくなってきます。
また、配車係の仕事がスムーズにいくように配車係のしている内容も覚えておくといいですね。
配車事務の仕事のコツは
配車事務のコツは、自分でやりやすいなと思える仕事のやり方をみつけることです。
例えば、運送依頼はＦＡＸできたり電話できたり、メールできたりと様々。
「パソコンに入力するのがわかりやすいのか、ファイルしてまとめるのか？」、
「社内でうまく共有する方法は？」
など気になることは自分の工夫次第で、仕事がやりやすくなるのです。
配車係と相談しながら、ベストな方法を見つけることが仕事を快適にしていくコツのひとつ。
自分からどんどん提案して、よりよい会社になるように考えられるといいですね。
配車事務はきついし大変って本当？
配車事務の仕事、私自身はきついとは感じていません。
大変なことといえば、仕事が忙しくなる時で、急遽入った仕事でバタバタとする時や決算期などの忙しい時期くらいです。
会社の規模によって、配車事務の仕事量も変わってきます。
従業員が増えれば、仕事量も多くなります。
その分、事務員もたくさんいる会社だと仕事を分担して効率よく仕事をすることができます。
配車事務の仕事をきつく感じるかどうかのポイントは、仕事をひとりで抱え込まないことですね。
配車係からの指示で動くことになるので、仕事量に無理があると感じたら、配車係に相談することです。
私は、無理だと感じたら早めに相談するようにしています。
急な仕事や忙しくなる時期ってどうしてもでてくるもの。
そういった時に無理をしてしまうと「仕事がきつい、大変」となってしまうのです。
運送会社の仕事は、人と人とのつながりが大切。
チームワークで仕事をしています。
配車事務の仕事をきつく感じるか、大変かどうかはその会社のチームワークやサポート力によると思います。
会社の雰囲気が良く、サポート体制がしっかりしていると安心です。
配車事務は女性が多い？
私も女性ですが、配車事務は女性が多いと思います。
といっても、男性がダメだというわけではありません。
配車係をサポートする仕事になるので、男性でも女性でも大丈夫です。
年齢も様々で、子供がいる主婦もいますし、若い人もいます。
もしかしたら、同じ配車に関わる仕事をするなら、男性は配車係をしてバリバリ働きたいと考えるかもしれないですね。
また、女性の気遣いや丁寧な仕事が喜ばれる部分もあるかもしれません。
配車係は嫌われる仕事なのか、ストレスや辞めたい理由などについて詳しく書いている記事はこちらから是非ご覧ください。
配車事務の給料はどれくらい？
配車事務の給料は、一般的な事務と同じくらいになります。
私のように、配車事務と通常の事務作業を兼任している人も多いと思います。
配車事務をする上で、資格は必要ないのですが、運送に興味を持ったら資格取得をすることもいいでしょう。
私は、運行管理者の資格を取得したので給料アップしてもらえました。
配車事務だと割り切るのではなく、幅広く仕事ができることで会社からも喜ばれるはずです。
配車事務はやめとけ？
配車事務は、大きな会社になればなるほど忙しくなってきます。
配車事務が何人かいて仕事を分担できていればいいのですが、ひとりであれもこれも任されるような会社なら、残業や過酷な仕事量に悩んでしまうこともあるかも…。
会社によって、配車事務の仕事量が違ってくるので、「やめとけ…。」なのかどうかは、会社のやり方と経営者の考え方によります。
いい経営者さんの会社なら、配車事務として楽しく仕事ができるはずです＾＾
配車事務の志望動機の書き方について
例えば、運送業界で働きたいと思っていたのですが、自分の能力を活かせるのは配車事務だと感じました。
パソコンは得意なので、配車事務として頑張りたいと思います。
といった感じで、自分の得意なことと、運送業界で働きたいという思いを志望動機に書きましょう。
また、会社としてはパソコンが使える人がほしいと思っているので、履歴書でアピール。
そして、FAXや電話対応、メール対応などもあるので、一般常識や社会人経験があることも強みになります。
志望動機の書き方は色々ありますが、志望する運送会社の特色やアピールポイントを志望動機に書き込むと喜ばれます。
「御社の〇〇という特色に魅力を感じました。」や「ホームページを見て、〇〇という点に興味を持ち志望しました。」という風に、どこの運送会社でもいいのではなく、「御社がいい！」の熱い思いが採用への道です。
配車事務への転職のコツは
また、事務の経験がある人はアピールできます。
配車事務といっても、一般的な電話対応や来客対応ができると喜ばれます。
私自身、事務からスタートしたのですが、運送会社の事務の仕事が面白くて、仕事の幅をどんどん広げていきました。
事務と配車事務、運行管理者の資格も取得し、今も色々な仕事を任せてもらっています。
小さな運送会社なのでできることかもしれませんが、仕事の幅が広がるとできることが増えて楽しいんです。
それに、色々なことができる事務って一石二鳥どころか一石三鳥以上の価値のある人材になります。
色々な経験をしていくことで、転職にとっても有利ですよ。
まとめ
配車事務の仕事は、自分ひとりでする仕事ではないのでまわりの人とのつながりが大事です。
協力し合うことで楽しく働いていけるでしょう。
丁寧な仕事が喜ばれる配車事務、真面目にコツコツ働くことができる人にはぴったりです。
運送会社を支える一員として、仕事を楽しみましょう。